Firmenpost digitalisieren und Prozesse gewinnbringend vereinfachen!

21.11.2022

Trotz fortschreitender Digitalisierung ist folgendes in vielen Firmen noch immer Realität: Die Post muss im Office abgeholt, manuell geöffnet und verteilt werden. Übersicht und Transparenz gehen verloren, es drohen verspätete Antworten und Aktionen. Von diesen ineffizienten und fehleranfälligen Tätigkeiten verabschieden wir uns. Mit dem digitalen Briefkasten setzt du ganz vorne an der Prozesskette an und schaffst damit den Grundstein für eine durchgängig digitale Administration.

Wie das funktioniert, zeigen wir dir gerne in einer persönlichen 1:1 Demo.
Jetzt anmelden: https://peax.ch/business/events/

David von The Hire Guys nutzt den PEAX Firmenbriefkasten, seit er auf dem Markt ist. Per Postumleitung, die direkt im Portal aktiviert werden kann, wird die gesamte Unternehmenspost an ein zertifiziertes Scanning Center umgeleitet. Dort wird sie am Zustellungstag digitalisiert und kann danach verteilt, bearbeitet, kontrolliert und archiviert werden.

Wer was tun darf, wird durch definierte Rollen und Berechtigungen geregelt – zum Beispiel für Administrationsmitarbeitende, Buchhalterinnen, das HR, Treuhänder oder Revisorinnen. Ihnen kann generell oder für einen bestimmten Zeitraum Zugriff auf Belege, Rechnungen, das Archiv oder weitere Bereiche gegeben werden. So können sie ihre Arbeit vollständig online und ortsunabhängig durchführen.

The Hire Guys

David schätzt besonders, dass Rechnungen von PEAX als solche erkannt und die Zahlungsdetails automatisch erfasst werden. Dank Multibanking können verschiedene Bankkonten hinterlegt und die Rechnungen mit dem Konto nach Wahl direkt bezahlt oder terminiert werden.

Da David das integrierte Tagging-System auf die Bedürfnisse seiner Firma angepasst hat, findet er die Dokumente nach dem sicheren Ablegen im Archiv schnell wieder. Vorbei sind die Zeiten von eindimensionalen Ordnern – mehrdimensionale, vernetzte Tagging-Systeme sparen Zeit, Geld und Nerven.

Die Umstellung von physischer auf digitale Post ist eine enorme Effizienzsteigerung, da viele kleine Arbeitsschritte weggelassen oder verschlankt werden können. Zudem wird das Handling der Dokumente transparenter, da alle Aktionen in einer History dokumentiert werden und so jederzeit nachvollziehbar sind. Dass Briefe verloren gehen oder zu spät gelesen und erledigt werden, ist so praktisch nicht mehr möglich. Und das beste: Die Nutzung des digitalen Briefkastens kann sofort beginnen.

Und zu guter Letzt: Den digitalen Briefkasten gibt es nicht nur fürs Business, sondern auch für Privatpersonen.

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