Warum Startups die Kosten für Treuhänder falsch kalkulieren

Die meisten neu gegründeten Unternehmen sind bereits in einer frühen Phase ihrer Tätigkeit auf die Unterstützung eines Treuhänders angewiesen. So können sich Jungunternehmen auf ihr Kerngeschäft fokussieren, statt sich die nötige Expertise mühselig intern aneignen zu müssen.

Diese Unterstützung von aussen bedeuten zusätzliche Kosten, die als junges Unternehmen nicht immer leicht aufzubringen sind. Deshalb schauen Startups bei der Wahl eines Treuhänders vor allem auf den Preis.

Das Problem: viele berücksichtigen bei der Kalkulation der effektiven Kosten nicht alle relevanten Kriterien. Das führt nicht nur zu falschen, sondern mittel- bis langfristig zu teuren Entscheidungen.

Denn, was, wenn jahrelang zu viel Steuern bezahlt werden? Wenn für die Koordination mit dem Treuhänder etliche Stunden flöten gehen? Wenn auf wichtige Fragen keine ausreichenden Antworten kommen?

Einmal ein Treuhänder gewählt, ist ein Wechsel schwierig – und meist mit erheblichen Mehrkosten verbunden.

Wer von Beginn an wichtige Kriterien beachtet, vermeidet unnötige Wechselkosten. Darauf sollten junge Unternehmen bei der Wahl des Treuhänders achten:

1. Der offerierte Preis sagt wenig über die endgültigen Kosten aus

Die meisten Treuhänder rechnen ihre Dienste auf Stundenbasis ab. Einige bieten auch Pauschalangebote an, bei denen die Leistungen klar definiert sind. Was darüber hinaus anfällt, wird dann nach Aufwand – also über den Stundensatz – abgerechnet. Hier locken Angebote mit tiefen Stundensätzen. Doch der reine Vergleich von Stundensätzen greift zu kurz.

Denn es ist ähnlich wie bei anderen Dienstleistungen: Was bringt ein Haarschnitt für 10 Franken, wenn der Coiffeur allen Kunden dieselbe Frisur schneidet.

Oft sind Expertise zu Treuhand- und Steuer-Themen, Erfahrung und Serviceorientierung der Treuhänder ein Indiz für höhere Stundenansätze.

Ein Treuhänder mit einem tiefen Stundensatz benötigt für eine komplexe Anfrage vielleicht deutlich länger als ein anerkannter diplomierter Treuhandexperte, der über einen höheren Stundensatz verfügt.

Auch die Qualität der gelieferten Antwort kann die Kosten beeinflussen. Wer bei seinem Treuhänder 5-mal nachfragen muss und nur zu spezifischen Fragen zum Thema Treuhand eine zufriedenstellende Antwort erhält, verliert Zeit, die besser für anderes investiert worden wäre.

2. Günstig ist nicht gleich effizient

Neben der Expertise der Treuhänder wirkt sich auch die Art und Form der Zusammenarbeit direkt auf die Kosten aus. Mit passender Software und Tools können die Buchhaltungsprozesse effizienter gestaltet werden. Digitale Workspaces wie MS Teams oder Abacus Deepbox mit künstlicher Intelligenz erleichtern die Kommunikation und den Austausch von Daten. Buchhaltungstools wie Bexio oder Abacus, die sowohl der Treuhänder als auch das Unternehmen bedienen können, verringern den Buchungsaufwand merklich.

Damit reduziert sich sowohl die Arbeitszeit des Treuhänders als auch der Koordinationsaufwand für junge Unternehmen und Startups.

Vorsicht vor Treuhändern, die auf Insellösungen oder nicht kompatible Tools setzen. Ein allfälliger Wechsel wird so durch aufwändige Datentransfers unnötig teuer.

3. Der Treuhänder muss mit Startups mitwachsen können

Anders als der Preis ist das Angebot von Treuhändern oft sehr vergleichbar. Zu den üblichen Dienstleistungen gehören Buchhaltungsarbeiten, der Jahresabschluss, Mehrwertsteuer-Abrechnungen, Steuercompliance sowie die Lohnbuchhaltung und Personaladministration.

Genauso wichtig wie die Frage, welche Dienstleistungen ein Startup heute benötigt, ist die Frage, welche Dienstleistungen in Zukunft benötigt werden. Denn die Prozesse und Strukturen bei jungen Unternehmen werden mit zunehmender Grösse komplexer. Die noch unverbindliche Zeit des verrückten Ideen-Spinnens und das Managen eines wachsenden Unternehmens mit mehreren Angestellten und einem breiten Kundenstamm sind zwei sehr unterschiedliche Ausgangslagen.

Gerade während Wachstumsphasen müssen Unternehmen darauf vertrauen können, dass ihre Treuhänder Wachstums- und Änderungsprozesse begleiten können. Bringen Treuhänder dann noch ein vertieftes Verständnis vom Branchenumfeld mit, bietet das einen bedeutenden Mehrwert für Jungunternehmen.

Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben, sind Startups gezwungen, in einer kritischen Phase ihres Unternehmens Ressourcen für buchhalterische Aufgaben einzustellen oder gar einen Treuhänder-Wechsel vorzunehmen.

Auf diesen Spagat müssen sich Jungunternehmen nicht einlassen. Deshalb sollten sie von Anfang an auf Treuhänder setzen, die ein breites Angebotsportfolio anbieten, das Startups durch alle Phasen vom Unternehmertum begleiten kann.

Es gibt einen einfachen Online-Test, mit welchem Startups und Jungunternehmen evaluieren können, wie gut sie für Wachstumspläne aufgestellt sind.

4. Vertrauen in die Expertise und Qualität des Treuhänders sind ein Muss

Klingt erstmal ganz logisch – welches Startup oder Jungunternehmen möchte nicht mit Treuhändern zusammenarbeiten, deren Arbeit für Expertise und Qualität steht? Doch diese beiden Kriterien bedeuten in der Regel auch höhere Kosten. Qualität hat bekanntlich ihren Preis.

Unternehmen vertrauen ihrem Treuhänder nicht nur viele Entscheidungen, sondern auch die sensiblen Daten ihres Unternehmens an. Eine falsche oder unkompetente Beratung kann bereits vor einem Wechsel zu Kosten, beispielsweise in Form von höheren Steuerabgaben, führen.

Es empfiehlt sich deshalb einen unverbindlichen Termin mit dem potenziellen Treuhänder zu vereinbaren. So spüren Unternehmen, ob die Chemie stimmt und das gegenseitige Vertrauen da ist.

Fazit: Heute schon an morgen denken

Startups sind gut beraten, ihre Wachstumsambitionen auch auf die Zusammenarbeit mit Treuhändern zu übertragen. Denn letztlich brauchen sie die Gewissheit, dass ihr Treuhänder sie durch alle Phasen hindurch begleiten und unterstützen kann.

KENDRIS bietet sowohl das k-startup-Angebot mit verschiedenen Leistungspaketen sowie massgeschneiderte Lösungen für Unternehmen – egal ob frisch gegründet, mitten im Wachstum oder am Markt etabliert.

Gehören Sie zu den Unternehmen, die schon heute an morgen denken? Dann freuen wir uns, von Ihnen zu hören.